RPA導入のメリット・デメリット

RPA導入のメリット
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近年「RPA」という言葉を耳にする機会が増えてきておりどのようなツールか気になる方も多いのではないでしょうか。

日本国内では、2016年ごろからRPAという言葉が使われ始め、2017年には大ブームが始まりました。今ではRPAは「AI」や「loT」と並び、注目ITワードの1つとなりましたが、RPAという言葉は耳にしたことがあるが、RPAの深い知識はないという方がまだまだ多い段階です。

そこで今回はRPAについてとその導入のメリット・デメリットについてご紹介していきたいと思います。

RPAとは

RPAとは「Robotic Process Automation / ロボティック・プロセス・オートメーション」の略語で、ホワイトカラーのデスクワーク(主に定型作業)を、ルールエンジンやAI(人工知能)などの技術を備えたソフトウェアのロボットが代行・自動化する概念と定義されています。業務を代行・自動化するソフトウェア型ロボット自体のことを「デジタルレイバー・デジタルワーカー(仮装知的労働者)」などと擬人化して呼ぶこともあります。

特に以下の業務は、RPAと相性が良いとされています。

  • 一定のルールに従って繰り返す作業
  • データが構造化されている
  • Windowsやクラウドのアプリを使う
  • 業務が標準化されている
  • プロセスに3人以上のリソースを求められる
  • ヒューマンエラーが起こりやすい

RPAによってバックオフィス業務が減ることで、人間はより一層クリエイティブな仕事や、よりコアな仕事に集中できるようになります。

RPAを導入すると

出典:https://www.tis.jp/branding/tisrpa/column/realization/index.html

RPAの3つの段階

RPAは広義的に三段階あるとされています。

それぞれの違いは「判断力」や「自己学習機能」にあります。

これからその三段階をご紹介していきたいと思います。

Class1:RPA

Robotic Process Automationと呼ばれるこの段階は、狭義の意味でのRPAであり、今まで紹介してきたRPAです。定義されたルールにしたがって、自動的にデータを処理していくのが特徴。人為的なミスを妨げられるのが利点ですが、決められたこと以外はできません。単純作業の反復に組み込まれる傾向があります。一番ロボットらしいロボットの作業なのではないでしょうか。

Class2:EPA

2番目の段階は「Enhanced Process Automation」と呼ばれます。大量のデータを解析し、その結果を出力するのが主な守備範囲です。

既存の画像をもとに新たな画像をカテゴリー分けする機能・ビッグデータから顧客の傾向を分析する機能などがあります。構造化されていないデータも収集・分析でき、与えられた指示を踏まえ自ら考えて動作する点においてClass1とは異なります。

Class3:CA

3番目の段階は「Cognitive Automation」と呼ばれます。異なる大規模データを扱い、与えられた指示を踏まえ、自ら考えて動作します。より自立した結果を出力できるという点でClass2とは異なります。

Class3では、売上データや経済情勢、流行などを多面的に分析した経営意思決定が可能です。例えば、顧客対応データをもとに自動対応するか、コールセンターに変わるか、資料を送付するかを自動で判断し、それを実行することができます。このように読み取ったデータを自分で考え、多様な選択肢あるいは、今までにない選択肢を提案することができます。一番人間に近いと言えるでしょう。

RPAの段階

出典:http://www.itmedia.co.jp/enterprise/articles/1712/22/news007_2.html

RPAを導入することのメリット・デメリット

ここではRPAを導入することのメリットとデメリットをいくつか紹介していきます。

メリット

・生産性の向上

RPA導入の目的であり、最大のメリットは「生産性の向上」です。定型化できる業務をRPAに代行させることで、担当者は他の業務に時間を割くことができるようになるため生産性の向上が期待できます。なおかつ、人間が行うべき業務であるクリエイティブや新しいビジネスの推進などにも時間を割く余裕が生まれます。

また、定型業務をRPAに任せれば、より早く正確に作業が進み、人的ミスもなくなるため高品質なオペレーションも期待できます。

・労働環境などの改善や人件費などのコスト削減

RPAを導入すれば、今までかかっていた業務時間を短縮できます。PRAは時間や曜日関係なくいつでも作業が可能であり、設定次第で決められた日時に作業することもできます。つまり、日々の作業工数の削減・休日出勤不要となり、その結果、労働環境の改善や人件費削減などに繋がるでしょう。

さらに、毎日単純作業の繰り返しだと従業員のモチベーションを保つのも難しいかと思います。その単純業務をRPAに代行させることで、人間が本来やるべき仕事に集中できるため、授業院のモチベーションも保ちやすくなるでしょう。

・リスクマネジメント

RPAはヒューマンエラーによる機密情報や個人情報の外部流出を未然に防ぎ、個人従業員の独断と偏見によるコンプライアンス違反などの起こりうるトラブルを防止することができます。また作業品質の向上や、問い合わせ内容に対する迅速かつ適切なレスポンスなども期待できます。それによって、顧客満足度を高めクレームの原因を作らないことに努めることができます。

デメリット

・業務がブラックボックス化する

現状手作業で行なっている作業をRPAに代行させた当初は、そのプロジェクトに関わったユーザーの方々はどのような業務処理を行なっているのか理解しているでしょう。しかし、年月がたち働く人が変わっていくにつれてRPAがやっている業務がブラックボックス化していくことが想定されます。

・複数のシステムと連携する際の誤作動や使用不可

RPAの特徴として複数のシステムと連携させて、業務プロセスを自動化できるというものがあります。これはメリットの1つですが、デメリットにもなりゆる可能性があります。もし、システムやアプリケーションに変更があった場合など、それがRPAにしっかり伝わらないと、誤作動を起こしたり、使用不可になってしまう恐れがあります。

・情報漏洩

簡単な業務にRPAを導入するのならば心配はありませんが、機密情報などを扱う業務にRPAを導入するのなら注意が必要です。何らかの方法でRPAが不正利用されることによる情報の漏洩や誤った処理をされるリスクがあるからです。

RPAの導入事例

・日本生命保険

日本生命保険

https://www.nissay.co.jp/

大手保険会社の日本生命保険は、柔軟性を求める業務に人員を投入できないという課題を抱えていました。請求書データのシステム入力に多くの時間がかかっていました。しかもこのデータ入力は、人力のためミスを起こすリスクもあったのです。

そこで、保険契約者から郵送される保険金の請求書に記載された約10桁の証券記号番号の入力をRPAによって自動化しました。

結果として1件数分かかっていた処理が20秒ほどで済むようになり、単純な入力ミスも一掃されました。ロボット化したことで処理業務の人員削除に成功し、柔軟な対応が必要な業務などに人員を咲くことができるようになりました。

・三菱UFJ銀行

三菱UFJ銀行

https://direct.bk.mufg.jp/

三菱UFJ銀行では「1時間おきに社内システムにアクセスしてデータを取得後、チェックしてExcelでコピー」という事務処理作業を行う担当者の負担が大きいことが問題になっていました。コストがかかりすぎるという点からITシステムの導入に踏み切れずにいました。

しかし、比較的低コストでこの一連の業務が自動化できるかもということで、RPAツールの導入が検討されることになったそうです。

結果一定時間ごとの処理が必要な業務では、データをチェックする時間を定めて自動化を実施することが決まったとのことです。さらに他の業務にもこの仕組みが適用されたようで、パイロット運用を実施した20種類の事務作業において、年間で8000時間の削減に成功したそうです。

まとめ

RPAは近年注目されている分野であり、関心を持っている企業は増えてきています。普及が進めば、コスト削減や品質向上だけでなく、それによって空いたリソースをより生産性の高い業務に振り向けることも可能になります。

RPAを導入して、今までよりも短い労働時間で豊かな生活を送ってみてはいかがでしょうか。

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