RPA導入のメリット・デメリット

近年「RPA」という言葉を耳にする機会が増えてきておりどのようなツールか気になる方も多いのではないでしょうか。

日本国内では、2016年ごろからRPAという言葉が使われ始め、2017年には大ブームが始まりました。今ではRPAは「AI」や「loT」と並び、注目ITワードの１つとなりましたが、RPAという言葉は耳にしたことがあるが、RPAの深い知識はないという方がまだまだ多い段階です。

そこで今回はRPAについてとその導入のメリット・デメリットについてご紹介していきたいと思います。

RPAとは？

RPAとは「Robotic Process Automation / ロボティック・プロセス・オートメーション」の略語で、単純なパソコン業務をパソコンの中にあるルールエンジンやAIなどの技術を備えたソフトウェアのロボットが代行・自動化することを指します。
業務を代行・自動化するソフトウェア型ロボット自体のことを「デジタルレイバー・デジタルワーカー（仮装知的労働者）」などと擬人化して呼ぶこともあります。

特に以下の業務は、RPAと相性が良いとされています。

一定のルールに従って繰り返す作業
データが構造化されている
Windowsやクラウドのアプリを使う
業務が標準化されている
プロセスに3人以上のリソースを求められる
ヒューマンエラーが起こりやすい

RPAによってバックオフィス業務が減ることで、人間はより一層クリエイティブな仕事や、よりコアな仕事に集中できるようになります。

出典：https://www.tis.jp/branding/tisrpa/column/realization/index.html

また、このRPAはOCRとも相性が良く、大量の紙の書類をOCRによってデータ化し、そのデータをRPAが受け取って自動で登録するなどというようなことが可能です。

RPAの３つの段階

RPAは広義的に三段階あるとされています。
それぞれの違いは「判断力」や「自己学習機能」にあります。
これからその三段階をご紹介していきたいと思います。

Class1：RPA

「Robotic Process Automation」と呼ばれるこの段階は、狭義の意味でのRPAであり、今まで紹介してきたRPAです。決められた手順にしたがって、自動的に処理をしていくのが特徴です。人為的なミスを妨げられるのが利点ですが、決められたこと以外はできません。単純作業の反復に組み込まれる傾向があります。一番ロボットらしいロボットの作業なのではないでしょうか。

Class2：EPA

2番目の段階は「Enhanced Process Automation」と呼ばれます。大量のデータを解析し、その結果を出力するのが主な仕事です。

既存の画像をもとに新たな画像をカテゴリー分けする機能・ビッグデータから顧客の傾向を分析する機能などがあります。構造化されていないデータも収集・分析でき、与えられた指示を踏まえ自ら考えて動作する点においてClass1とは異なります。

Class3：CA

3番目の段階は「Cognitive Automation」と呼ばれます。異なる大規模データを扱い、与えられた指示を踏まえ、自ら考えて動作します。より自立した結果を出力できるという点でClass2とは異なります。

Class3では、売上データや経済情勢、流行などを多面的に分析した経営意思決定が可能です。例えば、顧客対応データをもとに自動対応するか、コールセンターに変わるか、資料を送付するかを自動で判断し、それを実行することができます。このように読み取ったデータを自分で考え、多様な選択肢あるいは、今までにない選択肢を提案することができます。一番人間に近いと言えるでしょう。

出典：http://www.itmedia.co.jp/enterprise/articles/1712/22/news007_2.html

RPAを導入することのメリット・デメリット

ここではRPAを導入することのメリットとデメリットをいくつか紹介していきます。

＜メリット＞

生産性の向上

RPA導入の目的であり、最大のメリットは「生産性の向上」です。定型化できる業務をRPAに代行させることで、担当者は他の業務に時間を割くことができるようになるため生産性の向上が期待できます。なおかつ、人間が行うべき業務であるクリエイティブや新しいビジネスの推進などにも時間を割く余裕が生まれます。

また、定型業務をRPAに任せれば、より早く正確に作業が進み、人的ミスもなくなるため高品質なオペレーションも期待できます。

労働環境などの改善や人件費などのコスト削減

RPAを導入すれば、今までかかっていた業務時間を短縮できます。PRAは時間や曜日関係なくいつでも作業が可能であり、設定次第で決められた日時に作業することもできます。つまり、日々の作業工数の削減・休日出勤不要となり、その結果、労働環境の改善や人件費削減などに繋がるでしょう。

さらに、毎日単純作業の繰り返しだと従業員のモチベーションを保つのも難しいかと思います。その単純業務をRPAに代行させることで、人間が本来やるべき仕事に集中できるため、従業員のモチベーションも保ちやすくなるでしょう。

リスクマネジメント

RPAはヒューマンエラーによる機密情報や個人情報の外部流出を未然に防ぎ、個人従業員の独断と偏見によるコンプライアンス違反などの起こりうるトラブルを防止することができます。また作業品質の向上や、問い合わせ内容に対する迅速かつ適切なレスポンスなども期待できます。それによって、顧客満足度を高めクレームの原因を作らないことに努めることができます。

＜デメリット＞

業務がブラックボックス化する

現状手作業で行なっている作業をRPAに代行させた当初は、そのプロジェクトに関わったユーザーの方々はどのような業務処理を行なっているのか理解しているでしょう。しかし、年月がたち働く人が変わっていくにつれてRPAがやっている業務がブラックボックス化していくことが想定されます。

複数のシステムと連携する際の誤作動や使用不可

RPAの特徴として複数のシステムと連携させて、業務プロセスを自動化できるというものがあります。これはメリットの１つですが、デメリットにもなりゆる可能性があります。もし、システムやアプリケーションに変更があった場合など、それがRPAにしっかり伝わらないと、誤作動を起こしたり、使用不可になってしまう恐れがあります。

情報漏洩

簡単な業務にRPAを導入するのならば心配はありませんが、機密情報などを扱う業務にRPAを導入するのなら注意が必要です。何らかの方法でRPAが不正利用されることによる情報の漏洩や誤った処理をされるリスクがあるからです。

RPAに任せるべき業務

ここまでを踏まえて、RPAにはどんな業務を任せれば良いのでしょうか。
そのポイントを3つご紹介します。

毎日ある一定の時間を割いている業務

レポート作成など、毎日ある一定時間を割いている業務を自動化できれば、そこに割いている時間を削減することができます。これにより社員をより創造性の高い仕事に時間を割り振ることができます。

マニュアルがある業務

RPAツールは、決められたルールに従って、自動的に処理することを得意とします。そのため、すでにマニュアルがある業務であればすぐに移行することができます。経費精算や請求書発行といった単純作業やミスが許されない作業などは、RPAツールに任せるほうが、ミスなく早く完了できます。

大きな業務ではなく、小さな業務から

まずは小さな業務からRPAツールに任せるようにしましょう。小さな業務から導入することで、成功例や失敗例が社内に蓄積され、それをもとに大きな業務をRPAツールに任せられるようになっていきます。それを繰り返していくことで、自動化に向いている業務、そうでない業務の区別もでき、今後の業務フローの改善に役立つ可能性もあります。

このようにRPAはデータの取得や入力のような単純作業を得意としています。一方で、データの集計や加工は苦手です。なので、データの集計や加工をするなら専用の自動化サービスを使うことをオススメします。