グループウェアおすすめ5選（G-Suite、サイボウズ、desknet’s NEO、Office365、J-MOTTO）

近年、「グループウェア」は企業や組織内の仕事を円滑に進めるために欠かせないものとなりつつあります。

しかし、いざ導入しようとすると、その種類の多さに戸惑う方もいらっしゃるかと思います。

そこで今回は、グループウェアの基本を改めて整理し、オススメのサービス5つをご紹介していきたいと思います。

そもそもグループウェアとは？

グループウェアとは、ネットワークを共有し組織内での情報共有やコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を図るためのツールです。

グループウェアの代表的な機能には以下のようなものがあります。

タスク管理
スケジュール管理
ファイル共有
Webメール
メッセンジャー
掲示板
設備予約
ワークフロー

グループウェアは、導入する際に自社でサーバーを構築する必要のある「オンプレミス型」と、Webブラウザやアプリを経由して利用する「SaaS・クラウド型」も普及してきました。

インターネット環境があれば時間場所を問わずに利用することができるクラウド型が最近では主流となってきていますが、どちらにもメリットがあるので、よく検討してみてください。

グループウェアの導入するメリット・デメリット

＜メリット＞

グループウェアを導入するメリットには以下のようなものがあります。

組織での情報・知識の共有の効率化

簡単に言うと、社内の情報共有のインフラを作れるということです。

チャット機能や掲示板機能などを使って、社員同士が情報や知識を簡単に共有することができます。また、今まで紙で扱っていた情報をデータで扱うことによって、資料の印刷やその管理などといった業務が不要になるため、資源や人的なコストを削減することに繋がります。

オフィス業務の効率化

ワークフロー機能を使えば、企画書や報告書もネットワーク上で行うことができるため、承認・決済業務の効率化に繋がります。また、設備の予約や電話メモなどの主に事務作業を削減・効率化することができます。

社内のコミュニケーションの活性化

今までは、経営層から社員への一方的なコミュニケーションしかできなかったのですが、グループウェアによって経営層と社員との双方向でのコミュニケーションが可能になりました。社内会議に関しても、クラウド型のグループウェアを使えば、時間場所問わずインターネットを介して、ビデオ会議を行うことができます。会議への参加負担の軽減へと繋がります。

＜デメリット＞

グループウェアを導入するデメリットには以下のようなものがあります。

自社に合う製品の導入が難しい

グループウェアには多くの機能が搭載されており、基本的な機能はあまり変わりません。それゆえに、自社に合うツールなのか選定がしにくく、選定をおざなりにした結果、現場で使いにくいものを導入してしまい、従業員がそのツールから離れていってしまうというケースもあります。

大事な情報を見逃す可能性がある

グループウェアは組織内の全ての人が情報を簡単に共有できるため、利用人数が増えるほど、グループウェア内の情報量が多くなり、大事な情報が埋もれてしまう可能性があります。

グループウェアの選び方のポイント

操作性

グループウェアは基本的に会社の社員全員が使うツールです。機能が複雑だったり、動作が遅かったりするとその会社の生産性に影響します。また、管理側、現場側のどちらかが使いづらくてもいけません。それらの点に考慮しながら、使い勝手の良いグループウェアを選びましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

グループウェアには、ネット環境があればいつでもどこでも利用できるクラウド型と、会社にサーバーを設置するオンプレミス型の２つがあります。それぞれのメリット・デメリットを把握した上で、導入することが大切です。

例えば、クラウド型はネット環境があればどこでも利用することができますが、セキュリティ面が心配などというデメリットがあります。

一方、オンプレミス型はセキュリティ対策がしっかりしていますが、導入費用が高かったり、導入する際のサーバーの設置に時間がかかるなどのデメリットがあります。

カスタマイズ性

グループウェアは、年々多機能化が進んでいます。企業によって業務上の課題は様々だと思います。なので、どこまでカスタマイズ可能なのかをしっかり確認し、自社にあったグループウェアを探してみてください。より、業務の効率化が図れるでしょう。

グループウェアおすすめ5選

G-Suite（ジー・スイート）

「G-Suite」は、検索エンジンの最大手であるGoogleが運営するクラウド型グループウェアです。

社員一人あたり月額600円でメールやビデオ会議、共有カレンダーなどといった多機能を使うことができます。初期費用がかかることもないので、非常にコストパフォーマンスの高いグループウェアと言えるでしょう。

サイボウズ Office

「サイボウズOffice」は、国内グループウェア市場で11年連続シェアNo.1を獲得したグループウェアです。グループウェアとして必要な機能は全て搭載しており、価格・機能性・操作性のどの面でも定評があるグループウェアです。

1ユーザーあたり月額500円から利用できるため他のツールと比べて料金がやすいこともポイントの１つです。

desknet’s NEO（デスクネッツ・ネオ）

「desknet’s NEO」は、高性能かつシンプルなつくりなため顧客満足度No.1のグループウェアです。クラウド版とパッケージ版から選ぶことができます。「App Suite」という企業独自の業務アプリを簡単に作成できるツールを搭載しているなど、とても拡張性の高いグループウェアです。導入・運用も簡単であり、非常にコストパフォーマンスの高いグループウェアとなっています。